επιτρέπει τη δημιουργία προτύπων σύμφωνα με τις μεμονωμένες ανάγκες (π.χ. μικρότερες ή μεγαλύτερες)
εξοικονομεί χρόνο και υποστηρίζει τη διαχείριση φόρτου εργασίας
μπορούν να σταλούν αρκετά πανομοιότυπα μηνύματα – χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα φιλτραρίσματος e-mail είναι δυνατή η αυτόματη αποστολή απαντήσεων βάσει προτύπου (Φιλτράρισμα e-mail)
Συνιστάται για:
άτομα που στέλνουν συχνά παρόμοια μηνύματα (π.χ. μηνύματα ευχαριστιών)
άτομα που θέλουν να αποφύγουν λάθη κατά την αποστολή του ίδιου περιεχομένου
συντονιστές έργων που θέλουν να διευκολύνουν την επικοινωνία με τις ομάδες ή μεμονωμένα μέλη του έργου
καθηγητές πανεπιστημίου που ανταποκρίνονται τακτικά στους φοιτητές τους, π.χ. κατά τη διάρκεια των εξετάσεων